Geschäftsausstattung: Briefbogen, Visitenkarte, Stempel
Briefbogen, Visitenkarte, E-Mail-Signatur und Stempel tragen das Erscheinungsbild in den Alltag. Was die DIN 5008 vorgibt, welche Angaben Pflicht sind und welche Formate sich bewährt haben.
Briefbogen, Visitenkarte und E-Mail-Signatur sind die Drucksachen und Vorlagen, die ein Betrieb am häufigsten nutzt. Man nennt sie zusammen Geschäftsausstattung. Hier zeigt sich, ob das Corporate Design im Alltag trägt, und hier gelten einige gesetzliche Pflichten, die auch kleine Betriebe kennen sollten.
Was zur Geschäftsausstattung gehört
- Briefbogen für die erste Seite, dazu eine schlichte Folgeseite ohne Absenderblock
- Visitenkarten, oft für jede Person im Betrieb
- Umschläge, meist DIN lang mit Fenster und gegebenenfalls C4 für ungefaltete Unterlagen
- E-Mail-Signatur mit allen Pflichtangaben
- Stempel für Lieferscheine, Quittungen und Formulare
- je nach Betrieb Rechnungs- und Angebotsvorlagen, Notizblöcke, Mappen und Aufkleber
Viele dieser Dinge entstehen heute digital, etwa als Vorlage in der Textverarbeitung, die ausgedruckt oder als PDF verschickt wird. Ein vorgedruckter Briefbogen lohnt sich vor allem, wenn Sonderfarben oder besonderes Papier gewünscht sind.
Der Briefbogen nach DIN 5008
Die DIN 5008 regelt Schreib- und Gestaltungsregeln für Texte und Briefe. Für den Briefbogen sind vor allem die Maße wichtig, damit Anschrift und Falzung zum Fensterumschlag passen. Die Norm kennt zwei Formen, die sich in der Höhe des Briefkopfs unterscheiden: Form A mit kleinem Briefkopf und Form B mit größerem.
| Element | Form A | Form B |
|---|---|---|
| Höhe Briefkopf | 27 mm | 45 mm |
| Anschriftfeld | 85 × 45 mm, 20 mm vom linken Rand | 85 × 45 mm, 20 mm vom linken Rand |
| Obere Falzmarke | 87 mm von oben | 105 mm von oben |
| Untere Falzmarke | 192 mm von oben | 210 mm von oben |
| Lochmarke | 148,5 mm von oben | 148,5 mm von oben |
| Linker Rand für Text | 25 mm | 25 mm |
| Rechter Rand | mindestens 20 mm | mindestens 20 mm |
Das Anschriftfeld ist in eine Zusatz- und Vermerkzone für Rücksendeangabe und Vermerke wie Einschreiben sowie eine Anschriftzone mit bis zu sechs Zeilen für die Empfängeranschrift unterteilt. Rechts neben dem Anschriftfeld oder darunter steht der Informationsblock mit Ansprechpartner, Telefon, E-Mail und Datum. Die Fußzeile nimmt Bankverbindung, Registerangaben und Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf.
Praxistipp
Legen Sie die Vorlage zuerst in der Textverarbeitung an, die Sie täglich nutzen, und prüfen Sie sie mit einem echten Fensterumschlag. Erst wenn Anschrift und Falzmarken passen, lohnt sich der Druck von Briefbögen auf Vorrat.
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen
Welche Angaben auf Geschäftsbriefe gehören, regelt das Gesetz je nach Rechtsform. Als Geschäftsbrief gilt jede Mitteilung an einen bestimmten Empfänger nach außen, also auch E-Mails, Faxe und PDF-Rechnungen. Die wichtigsten Fälle:
- Eingetragene Kauffrau oder eingetragener Kaufmann (e. K.): Firma mit Rechtsformzusatz, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und Nummer der Eintragung im Handelsregister (§ 37a Handelsgesetzbuch).
- GmbH und UG (haftungsbeschränkt): Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer sowie alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, bei einem Aufsichtsrat auch dessen Vorsitz (§ 35a GmbH-Gesetz).
- Offene Handelsgesellschaft und Kommanditgesellschaft: Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer, bei Gesellschaften ohne persönlich haftende natürliche Person weitere Angaben (Vorschriften des Handelsgesetzbuchs für Personenhandelsgesellschaften).
- Nicht eingetragene Einzelunternehmen und Freiberufler: Sie unterliegen nicht den handelsrechtlichen Vorschriften. Üblich und sinnvoll sind vollständiger Vor- und Nachname und eine ladungsfähige Anschrift, damit klar ist, wer Vertragspartner ist.
Unabhängig davon verlangt das Umsatzsteuergesetz auf Rechnungen eigene Angaben, etwa Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer und Leistungszeitraum. Für die Website gilt zusätzlich die Impressumspflicht nach § 5 Digitale-Dienste-Gesetz.
Checkliste: E-Mail-Signatur
- Name, Funktion und Firma mit Rechtsformzusatz
- Anschrift, Telefon und Website
- Bei eingetragenen Unternehmen: Sitz, Registergericht und Registernummer
- Bei GmbH und UG: alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vornamen
- Als Text eingefügt, nicht als Bild, damit sie lesbar und durchsuchbar bleibt
- Logo klein und optional, da viele Programme Bilder blockieren
Visitenkarten: Format, Inhalt, Papier
Die Visitenkarte ist oft der erste greifbare Eindruck. Das in Deutschland verbreitetste Format ist 85 × 55 Millimeter; das etwas kleinere Scheckkartenformat (85,6 × 54 Millimeter) passt in Kartenfächer von Geldbörsen. Auf die Vorderseite gehören Logo, Name, Funktion und die wichtigsten Kontaktwege. Die Rückseite eignet sich für Leistungen, Öffnungszeiten, einen QR-Code oder eine Fläche für Notizen, dann aber auf beschreibbarem, ungestrichenem Papier.
Für einen wertigen Eindruck sorgt ein festeres Papier, üblich sind etwa 300 bis 400 Gramm pro Quadratmeter. Veredelungen wie Prägung, partieller Lack oder farbige Kerne bei mehrlagigem Karton sind möglich, verteuern die Karte aber und sollten zum Erscheinungsbild passen. Mehr über Papiersorten und Druckdaten erklärt das Kapitel Papier und Druck.
Der Firmenstempel
Ein Stempel ist im Alltag vieler Handwerks- und Gesundheitsbetriebe weiter üblich, etwa auf Lieferscheinen, Bescheinigungen oder Quittungen. Rechtlich ist er in Deutschland in aller Regel nicht vorgeschrieben. Er sollte die Firma mit Rechtsform, Anschrift und Kontaktdaten enthalten und auf einfarbige Wiedergabe ausgelegt sein. Ein Logo mit feinen Details oder Verläufen ist dafür ungeeignet; nutzen Sie die einfarbige Variante aus dem Styleguide.
Wie das Kapitel weitergeht
Die Artikel in diesem Kapitel zeigen den Briefbogen nach DIN 5008 im Detail mit Vorlage, erklären Gestaltung, Papier und Inhalte von Visitenkarten und fassen die Impressumspflicht für Website und Geschäftspapier zusammen. Wie Sie Briefbogen und Website aufeinander abstimmen, steht im Kapitel Den eigenen Webauftritt planen.
Alle Artikel zu Geschäftsausstattung
- Impressumspflicht
Welche Angaben ins Impressum der Website gehören, wer eines braucht, wo es stehen muss und wie sich die Pflichtangaben auf Briefen, E-Mails und Rechnungen davon unterscheiden.
- Briefbogen DIN 5008
Wo Anschrift, Informationsblock, Betreff und Fußzeile auf dem Briefbogen stehen, wie sich Form A und Form B unterscheiden und wie Sie eine eigene Vorlage Schritt für Schritt anlegen.
- Visitenkarten
Welches Format, welche Angaben, welches Papier: So gestalten Sie eine Visitenkarte, die lesbar bleibt, zum Erscheinungsbild passt und beim Druck keine Überraschungen bringt.
Fragen und Antworten
- Welche Angaben müssen auf einen Geschäftsbrief?
- Das hängt von der Rechtsform ab. Eingetragene Kaufleute müssen Firma, Rechtsformzusatz, Ort der Niederlassung, Registergericht und Registernummer angeben. Bei der GmbH kommen alle Geschäftsführer mit Familienname und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen hinzu, gegebenenfalls der Vorsitzende des Aufsichtsrats. Nicht eingetragene Einzelunternehmer sollten mindestens Vor- und Nachnamen und eine ladungsfähige Anschrift nennen.
- Gelten die Pflichtangaben auch für E-Mails?
- Ja. Geschäftliche E-Mails an Kunden und Geschäftspartner gelten als Geschäftsbriefe. Die Pflichtangaben gehören deshalb in die E-Mail-Signatur, am besten als Text und nicht als Bild.
- Welches Format hat eine Visitenkarte?
- In Deutschland ist 85 mal 55 Millimeter das verbreitetste Format. Daneben gibt es das Scheckkartenformat von 85,6 mal 54 Millimetern und quadratische Sonderformate. Für Druckdaten kommen auf jeder Seite einige Millimeter Beschnitt hinzu, die Ihre Druckerei angibt.
- Muss ich mich an die DIN 5008 halten?
- Nein, die Norm ist eine Empfehlung und kein Gesetz. Sie hat aber praktische Vorteile: Das Anschriftfeld passt in genormte Fensterumschläge, und Empfänger finden Datum, Betreff und Bezugszeichen an gewohnter Stelle. Für den Briefbogen eines Betriebs ist sie deshalb ein sinnvoller Standard.
Weiterlesen
- Corporate Design
Ein einheitliches Erscheinungsbild macht einen kleinen Betrieb wiedererkennbar. Welche Bausteine dazugehören, wie Sie sie festlegen und wie ein schlanker Styleguide aussieht.
- Papier und Druck
Welches Papier passt zu Briefbogen, Flyer und Visitenkarte, welches Druckverfahren lohnt sich bei welcher Auflage, und wie legen Sie Druckdaten an, die ohne Rückfragen durchlaufen?
- Webauftritt planen
Eine gute Website beginnt nicht mit dem Design, sondern mit Zielen, Inhalten und einer klaren Struktur. So planen Sie Ihren Auftritt, wählen das passende System und briefen Dienstleister.
Zuletzt überarbeitet am 27. Oktober 2026 von der Redaktion Werbe-Wissen. Fehler gefunden?Schreiben Sie uns.