Briefbogen nach DIN 5008: Maße, Felder und Vorlage erklärt

Ein Briefbogen nach DIN 5008 sorgt dafür, dass die Empfängeranschrift genau im Fenster eines Standardumschlags erscheint und Leser Datum, Ansprechpartner und Betreff an gewohnter Stelle finden. Die wichtigsten Maße sind ein linker Rand von 25 Millimetern, ein Anschriftfeld von 85 mal 45 Millimetern im Abstand von 20 Millimetern zum linken Blattrand und ein Briefkopf von 27 Millimetern (Form A) oder 45 Millimetern (Form B). Dieser Artikel ergänzt die Übersicht im Kapitel Geschäftsausstattung um die Details, die Sie für eine eigene Vorlage brauchen.

Was die DIN 5008 regelt und was nicht

Die DIN 5008 ist eine Norm des Deutschen Instituts für Normung. Sie beschreibt Schreibregeln, etwa für Datum, Telefonnummern und Beträge, und die Gestaltung von Geschäftsbriefen. Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht. Ihr praktischer Nutzen liegt in der Kompatibilität: Falzmarken, Anschriftfeld und Fensterumschläge sind aufeinander abgestimmt.

Was die Norm nicht regelt, sind Gestaltung von Logo, Farben und Schriften. Diese kommen aus Ihrem Corporate Design. Auch die gesetzlichen Pflichtangaben stehen nicht in der Norm, sondern im Handelsgesetzbuch und im GmbH-Gesetz. Welche das für Ihre Rechtsform sind, erklärt der Artikel zur Impressumspflicht auf Website und Geschäftspapier.

Die Felder des Briefbogens im Überblick

Ein Geschäftsbrief nach DIN 5008 gliedert die erste Seite in feste Zonen. Von oben nach unten:

1. Briefkopf mit Logo, Firmenname und gegebenenfalls Kurzadresse
2. Anschriftfeld links mit Zusatz- und Vermerkzone und Anschriftzone
3. Informationsblock rechts neben dem Anschriftfeld oder alternativ eine Bezugszeichenzeile darunter
4. Betreff, Anrede, Brieftext, Gruß und Unterschrift
5. Anlagen- und Verteilvermerke, wenn nötig
6. Fußzeile mit Geschäftsangaben

Die Falzmarken sind kurze Striche am linken Blattrand. Sie zeigen, wo der Brief für einen Umschlag im Format DIN lang gefaltet wird. Die Lochmarke hilft beim mittigen Lochen für den Ordner.

Das Anschriftfeld: Zusatzzone und Anschriftzone

Das Anschriftfeld ist zweigeteilt. Oben steht die Zusatz- und Vermerkzone. Hierhin gehören eine kleine Rücksendeangabe mit Ihrer eigenen Adresse in einer Zeile sowie Vermerke der Post, etwa Einschreiben oder Büchersendung. Bleibt die Zone leer, ist das kein Fehler.

Darunter folgt die Anschriftzone mit bis zu sechs Zeilen für den Empfänger: Firma, gegebenenfalls Ansprechpartner, Straße und Hausnummer oder Postfach, Postleitzahl und Ort, bei Auslandsbriefen das Land in Großbuchstaben in der letzten Zeile. Leerzeilen zwischen Straße und Ort sind nach heutiger Fassung nicht mehr vorgesehen.

Informationsblock oder Bezugszeichenzeile

Für Ansprechpartner, Kontaktdaten und Datum bietet die Norm zwei Varianten. Der Informationsblock steht rechts neben dem Anschriftfeld und listet Angaben untereinander: Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen, Name, Telefon, E-Mail und zuletzt das Datum. Er ist heute die verbreitetere Form, weil er flexibel ist und sich gut in Textverarbeitungsvorlagen umsetzen lässt.

Die Bezugszeichenzeile ist eine waagerechte Zeile unter dem Anschriftfeld mit festen Spalten für dieselben Angaben. Sie wirkt formeller und findet sich vor allem in Behörden und größeren Unternehmen mit Aktenzeichen. Für kleine Betriebe ist der Informationsblock meist praktischer.

Das Datum schreiben Sie entweder numerisch als 27.10.2026, international als 2026-10-27 oder ausgeschrieben als 27. Oktober 2026. Halten Sie sich innerhalb des Betriebs an eine Variante.

Vom Betreff bis zur Unterschrift

Unter Anschriftfeld und Informationsblock beginnt der eigentliche Brief. Die Norm gibt Abstände in Leerzeilen vor, damit der Brief ruhig und gegliedert wirkt:

• Betreff nach zwei Leerzeilen, ohne das Wort „Betreff“ davor, gern fett
• Anrede nach zwei Leerzeilen, gefolgt von einem Komma
• Brieftext nach einer Leerzeile, Absätze durch je eine Leerzeile getrennt
• Grußformel nach einer Leerzeile
• Unterschrift mit etwa drei Leerzeilen Platz, darunter der Name in Maschinenschrift
• Anlagen nach einer Leerzeile, eingeleitet mit dem Wort Anlage oder Anlagen

Hervorhebungen im Text sind sparsam einzusetzen. Fett eignet sich für einzelne Schlüsselbegriffe, Unterstreichungen wirken heute meist veraltet und werden leicht mit Links verwechselt.

Fußzeile und Pflichtangaben

Die Fußzeile ist der richtige Ort für Angaben, die auf jedem Brief stehen müssen oder sollen: vollständige Firma mit Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer, bei der GmbH die Geschäftsführung, dazu Bankverbindung, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Kontaktwege. Bewährt haben sich drei oder vier Spalten in kleiner, aber gut lesbarer Schrift.

Achten Sie darauf, dass der Brieftext nicht in die Fußzeile läuft. Legen Sie in der Vorlage einen unteren Rand fest, der oberhalb der Fußzeile endet, und lassen Sie die Textverarbeitung automatisch auf eine Folgeseite umbrechen.

Die Folgeseite

Ab Seite zwei entfallen Anschriftfeld und Informationsblock. Ein kleines Logo oder der Firmenname oben, eine Seitenangabe wie „Seite 2 von 3“ und dieselben Seitenränder wie auf Seite eins genügen. Die Fußzeile kann wiederholt werden, muss aber nicht. In der Textverarbeitung legen Sie dafür eine abweichende erste Seite an, sodass Briefkopf und Fußzeile nur auf Seite eins erscheinen.

Schritt für Schritt zur eigenen Vorlage

1. Seite einrichten: A4, linker Rand 25 mm, rechter Rand 20 mm, abweichende erste Seite aktivieren.
2. Briefkopf anlegen: Form wählen, Logo in der Kopfzeile platzieren, Höhe auf 27 oder 45 mm begrenzen.
3. Anschriftfeld als Textfeld setzen: 85 × 45 mm, 20 mm vom linken Rand, mit fester Position auf der Seite, damit es beim Schreiben nicht verrutscht.
4. Informationsblock als zweites Textfeld rechts daneben anlegen.
5. Falz- und Lochmarken als kurze Linien am linken Rand in die Kopfzeile setzen.
6. Fußzeile mit den Geschäftsangaben füllen und Absatzformate für Betreff, Text und Anlagen definieren.
7. Probedruck auf dem echten Papier mit Umschlagtest.

Speichern Sie das Ergebnis als Dokumentvorlage und nicht als normales Dokument. So startet jeder neue Brief mit leerem Inhalt und unveränderten Feldern.

Vorgedruckt oder komplett digital?

Viele Betriebe drucken heute den gesamten Brief samt Briefkopf im Büro und versenden ihn häufig als PDF. Vorgedruckte Briefbögen lohnen sich, wenn Sie eine Sonderfarbe, ein besonders hochwertiges Papier oder eine Veredelung wünschen, die der Bürodrucker nicht leisten kann. In diesem Fall enthält der Vordruck nur Kopf, Fußzeile und Marken, und die Vorlage in der Textverarbeitung lässt diese Bereiche frei. Welche Papiere sich für Briefbögen eignen und warum Laser- und Tintenstrahldrucker unterschiedliche Anforderungen stellen, erklärt der Artikel zu Papiersorten von A bis Z.

Weitere Begriffe rund um Brief und Druck finden Sie im Glossar.